A importância das atas da entidade como prova dos atos da gestão

 

                                                                                                                                                                                                                                                                                                        *Cláudio Stucchi

 

 

 

As atas da entidade sem fins lucrativos devem refletir os diversos aspectos de fundamental importância na vida da instituição. Podemos citar aqui alguns deles: aprovação de projetos, substituição de membros da Diretoria, apresentação de candidatos à eleição, propostas de compras de equipamentos, alienação de imóveis, dentre outros.

 

Temos observado em muitas entidades atas com redações singelas que praticamente omitem passagens importantes da trajetória existencial da instituição. Algumas delas pecam por narrar os acontecimentos significativos de forma incompleta ou confusa.

 

Vale lembrar que a ata é um documento escrito que possui como objetivo reproduzir o conteúdo de uma reunião ou assembléia, de forma clara, concisa, fiel e objetiva.

 

O redator, seja na condição de secretário oficial ou ad hoc, deve saber que a ata poderá eventualmente servir de documento comprobatório em questões extrajudiciais ou até mesmo judiciais.

 

Não é exagero mencionar que por uma atenta leitura de uma ata uma autoridade constituída poderá fazer bom ou mau juízo da gestão administrativa da entidade. Poderá ainda essa ata revelar o grau de zelo e responsabilidade dos dirigentes da instituição.

 

Sabemos que escrever é uma arte. Todavia, escrever uma ata de uma entidade é uma arte ainda mais refinada porque requer técnica e habilidade do responsável por sua lavra. Ao redigir esse importante documento o secretário ou a secretária deve se colocar na posição do leitor, a fim de mensurar se a redação inspira um perfeito entendimento.

 

Cabe aos dirigentes das entidades sem fins lucrativos uma especial atenção aos secretários, no sentido de motivá-los ao aprimoramento das técnicas de redação, visando a eficiência e a qualidade nas lavraturas das atas.  

 

 

 

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